ต้องบอกว่า มีอยู่หลายเหตุผลมากมาย ที่พวกเราเลือกทำงานจากนอกสถานที่ ไม่ว่าจะเป็น ลดปัญหาในการเดินทาง การอยู่นอกสถานที่ตลอดเวลา หรือ เกิดเหตุการณ์ที่ไม่ปกติ เช่น ภัยธรรมชาติ การระบาดของไวรัส (ตัวย่างเช่น COVID-19) เป็นต้น ผลิตภัณฑ์อย่างเช่น Microsoft Teams ก็พร้อมที่จะอยู่เคียงข้างคุณ เพื่อช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับทีมงานของคุณได้อย่างตลอดเวลาไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม และสำหรับเหล่าแอดมินด้านไอทีนั้นก็สามารถให้การสนับสนุนพนักงานผ่าน Microsoft Teams ที่มีการอัพเดทใหม่ ได้ดีมากกว่าเดิมอีกด้วย
และสำหรับบทความครั้งนี้ ทางบริษัท อินแกรม ไมโคร (ประเทศไทย) จำกัด ได้ร่วมกับทางไมโครซอฟท์ ได้แนะนำ ข้อมูลเคล็ดลับดี ๆ ซึ่งเป็น 4 แนวทางปฏิบัติที่สำคัญ โดยจะช่วยให้คุณสามารถทำงานได้จากที่บ้าน หรือที่อื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ไปลองดูกันเลย
1. ใช้ประโยชน์จากการประชุมให้ได้มากที่สุด
• การประชุมนั้นขึ้นกับคนที่เข้าร่วมเป็นหลัก ไม่ใช่ตัวเทคโนโลยี ดังนั้นการประชุมที่ให้ประสิทธิภาพดีที่สุดคือการมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน คุณสามารถใช้คำอธิบายการประชุมเพื่อลงรายละเอียดเกี่ยวกับเป้าหมายดังกล่าวได้ นอกจากนี้ยังสามารถศึกษาวิธีการผลักดันการทำงานเป็นทีมให้ดียิ่งขึ้นได้จาก aka.ms/ArtofTeamwork
• ใช้การแชทเพื่อแบ่งปันการแจ้งเตือน หรือเอกสารที่ต้องการให้ศึกษาล่วงหน้าไปยังผู้เข้าร่วมก่อนเวลาประชุม
• บันทึกการประชุมไว้ ในกรณีที่องค์กรของคุณสามารถให้กระทำได้
2. เน้นการมีส่วนร่วม ใช้ประโยชน์จากวิดีโอของคุณ
• ถ้าคุณมี Bandwidth เพียงพอ ให้เปิดโหมดวิดีโอของคุณ โดยมีเคล็ดลับในการทำภาพพื้นหลังให้เบลอถ้าคุณไม่ต้องการให้พื้นหลังรบกวนความสนใจ การใช้วิดีโอจะยกระดับการประสานงานในที่ประชุมได้มาก (แต่ถ้าคุณมี Bandwidth จำกัด ให้ปิดโหมดวิดีโอเพื่อรักษาคุณภาพของเสียงไว้) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจวิธีการเข้าร่วมประชุมผ่าน Teams ก่อนจะเริ่มการประชุม
• ฝึกการมีส่วนร่วม ด้วยการถามความเห็นจากทุกคน ถ้าเสียงของใครเบาเกินไป หรืออุปกรณ์ของเขากำลังมีปัญหา ให้รีบแก้ไขตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นของการประชุมเพื่อที่บุคคลนั้นจะไม่ถูกทอดทิ้งระหว่างการประชุม
3. จดบันทึกและลงรายการงานที่ต้องทำ แบ่งปันเอกสารที่มีการใช้งานบ่อย
• จดบันทึกและแบ่งปันรายการงานที่ต้องตามผ่านแชท เนื่องจากเราจะติดตามความคืบหน้าได้ยากถ้าไม่มีหลักฐานหรือแผนงานที่เป็นรูปธรรม ลองใช้ประโยชน์จากแอพอย่าง Planner ในการติดตามงาน
• สำหรับงานที่คุณมักจะต้องประชุมเตรียมพร้อม แล้วต้องมีการเรียกคุยติดตามงานในภายหลัง แนะนำให้จัดการประชุมติดตามผลที่ใช้เวลาสั้นๆ ประมาณ 15 นาทีในวันถัดไป โดยให้แน่ใจว่าระบุงานที่ต้องเตรียมพร้อมล่วงหน้าในคำเชิญการประชุมด้วย
• สำหรับช่องทางการสื่อสารต่างๆ นั้น ให้สร้างหมวดหมู่หรือ Tap เฉพาะที่มีไฟล์ เว็บไซต์ หรือกระดานข้อมูลที่สำคัญ เพื่อให้เนื้อหาดังกล่าวพร้อมสำหรับการเข้าถึงจากทุกคนในทีม
4. ปรับแต่งพื้นที่การทำงานแบบ Virtual ของคุณ
• ปักหมุดห้องแชทรวมที่ใช้บ่อย เพื่อให้ขึ้นมาอยู่ด้านบนให้ใช้สะดวกอยู่เสมอ
• ปรับแต่งทีม โดยดึงเอาทีม มาจัดเรียงตามลำดับความสำคัญ และซ่อนทีมที่คุณไม่ได้ทำงานร่วมกันบ่อย
• จัดการการแจ้งเตือนในการตั้งค่าโปรไฟล์ของคุณ เพื่อที่คุณจะได้รับเฉพาะการแจ้งเตือนที่ต้องการ
• ติดตั้งแอพ Teams บนอุปกรณ์พกพาของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเข้าร่วมและประสานงานกับทีมได้อย่างง่ายดายขึ้น
ไม่ว่าคุณจะเริ่มทดลองการทำงานแบบนอกสถานที่เป็นครั้งแรก, หรือต้องทำงานจากบ้านเป็นการชั่วคราว, หรืออยู่ระหว่างการพักร้อนยาวนั้น โซลูชั่นอย่างเช่น Microsoft Teams ก็พร้อมช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจากทุกที่ได้
สามารถดาวน์โหลดโปรแกรมสำหรับ Microsoft Teams ได้ฟรี https://products.office.com/th-th/microsoft-teams/free สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมจากช่องทาง online สามารถเช็คได้ที่
https://aka.ms/TeamsHelp
