สถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19 ทั่วโลก ได้ทำให้ประเด็นความปลอดภัยและสุขอนามัยในอาคารสำนักงาน ทวีความสำคัญมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในบางประเทศ ที่สถานการณ์เริ่มดีขึ้น และผู้คนได้เริ่มทยอยกลับเข้าสำนักงานแล้ว เพื่อความปลอดภัยและสบายใจของทั้งพนักงานและผู้มาติดต่อ ผู้บริหารขององค์กรและอาคารต่างก็ต้องหามาตรการป้องกัน ทั้งการกำหนดนโยบาย การใช้โซลูชั่นการบริหารจัดการการเข้า-ออก ที่หลีกเลี่ยงการสัมผัส และลดการปฏิสัมพันธ์ให้ได้มากที่สุด เพื่อลดความเสี่ยงในการแพร่กระจายของเชื้อไวรัสผ่านทางจุดสัมผัสต่างๆ
หนึ่งในแนวทางที่ช่วยคลายปัญหานี้ได้คือ การใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ เช่น ระบบการเข้า-ออกอาคารแบบไร้สัมผัส ที่ใช้โทรศัพท์มือถือแทนการแตะบัตร โซลูชั่นเครือข่ายที่ช่วยเก็บข้อมูลการเข้า-ออก เพื่อการตรวจสอบย้อนหลังได้ ระบบที่เอื้อให้พนักงานและบุคคลภายนอกเข้าถึงพื้นที่โดยไม่ต้องมีการสัมผัสใดๆ เลย จึงเกิดสะดวกและปลอดภัยมากกว่าที่เคย
จากเหตุการณ์ COVID-19 นี้ HID Global บริษัทผู้นำระดับโลกด้านโซลูชั่นการระบุตัวตน ซึ่งมีสำนักงานใหญ่อยู่ที่เมืองออสติน สหรัฐอเมริกา ได้จัดทำรายงานในหัวข้อ “Returning to the Workplace” เพื่อแนะนำแนวทางและโซลูชั่นที่จะเอื้อให้องค์กรต่างๆ สามารถวางแผนการกลับเข้าทำงานในสำนักงานได้อย่างปลอดภัย และสร้างความสบายใจให้แก่ทั้งพนักงานและผู้มาติดต่อ
ในรายงานฉบับดังกล่าว HID Global ได้แนะนำเทคโนโลยีที่เกี่ยวกับการเข้า-ออกอาคาร ที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบัน เช่น แอปพลิเคชันในโทรศัพท์มือถือ ซึ่งเมื่อผู้ใช้งานเดินเข้าใกล้เครื่องติดตั้ง ระบบจะทำงานและเปิดประตูให้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องสัมผัสอุปกรณ์ใดๆ และหากผู้ใช้งานมีระบบการยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน หรือไบโอแมทริกซ์ เช่นการใช้ลายนิ้วมือ หรือสแกนใบหน้าเพื่อปลดรหัสบนโทรศัพท์มือถือ ก็จะยิ่งทำให้ความปลอดภัยทั้งส่วนบุคคลและองค์กรแน่นหนาขึ้น เทคโนโลยีดังกล่าว ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการเปิดประตูเท่านั้น แต่ยังใช้งานได้หลากหลายประเภท เช่น การชำระเงิน หรือการสั่งพิมพ์งาน
การระบุและอนุญาตให้บุคคลเข้า-ออกอาคารยังสามารถทำผ่านเทคโนโลยีที่เรียกว่า Over-the-Air Credentialing ที่อำนวยความสะดวกให้พนักงานหรือผู้มาติดต่อไม่ต้องยืนรอต่อแถวที่แผนกต้อนรับอีกต่อไป เพราะสามารถแจ้งการมาติดต่อไว้ล่วงหน้าและพนักงานที่ดูแลระบบจะสามารถบริหารจัดการ ส่งการรับรองและอนุญาตการเข้าพื้นที่ไปทางโทรศัพท์มือถือ ส่วนพนักงานก็ไม่จำเป็นต้องรอรับบัตรพนักงานเพื่อใช้แตะเข้า-ออกอาคาร และสำนักงานอีกต่อไป นอกจากนี้ ยังมีเทคโนโลยีที่ช่วยให้การดูแลสำนักงานครบวงจรยิ่งขึ้น เช่น Visitor Management Solutions ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบที่กล่าวมาข้างต้น เมื่อผู้มาติดต่อทำการลงทะเบียน ระบบจะส่งข้อมูลไปให้ระบบภายใน ผู้ติดต่อแต่ละคนจะสามารถเดินเข้าถึงแต่ละพื้นที่ได้ตามที่กำหนดไว้ จึงเหมาะแก่การใช้งานในพื้นที่ที่มีคนจำนวนมาก เช่น โรงพยาบาล โรงเรียน ซึ่งผู้ดูแลสามารถกำหนดระยะเวลาการอนุญาต นอกจากนี้ โซลูชันของ HID Global ยังทำให้ผู้ติดต่อสามารถลงทะเบียนล่วงหน้าออนไลน์เพื่อประหยัดเวลาได้อีกด้วย ทั้งหมดนี้ยังสามารถนำไปเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ของอาคารได้ด้วย Application Programming Interface (API) เพื่อให้เการใช้งานทั้งระบบนิเวศเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
อีกหนึ่งเทคโนโลยีที่เหมาะแก่การเลือกใช้ด้วยฟังก์ชันที่มีประโยชน์อย่างมากในภาวะโควิด-19 คือโซลูชั่น Location Services ที่ช่วยให้องค์กรและผู้ดูแลระบบสามารถรับรู้ตำแหน่งของแต่ละบุคคลได้แบบเรียลไทม์ และยังช่วยให้พนักงานตรวจสอบดูได้ว่าพื้นที่หรือห้องใดยังว่างอยู่ และไม่มีผู้คนแออัด เพื่อจัดสรรการใช้พื้นที่เมื่อต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีระยะห่างที่เหมาะสม และจากการที่ระบบทุกอย่างทำงานด้วยดิจิทัล องค์กรจึงสามารถกย้อนดูข้อมูลในภายหลังได้เมื่อเกิดเหตุจำเป็น เช่น กรณีมีคนติดเชื้อเดินเข้ามาภายในอาคาร
เทคโนโลยีนับเป็นเครืองมือสำคัญที่จะช่วยสร้างความมั่นใจให้พนักงานเมื่อต้องกลับมาทำงานร่วมกันอีกครั้ง อย่างไรก็ตาม การสื่อสาร การวางนโยบายที่ชัดเจนจากทางผู้บริหาร และการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัย ก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่สำคัญในการสร้างความเชื่อมั่นและช่วยรักษาความปลอดภัยของพนักงาน ซึ่งเมื่อผสมผสานกันกับเทคโนโลยีสมัยใหม่แล้ว จะช่วยให้การกลับมาทำงานร่วมกันที่องค์กรเป็นเรื่องไม่น่ากังวลอีกต่อไป
