ทุกวันนี้ การทำงานเอกสารร่วมกันกับทีมเป็นเรื่องที่พบได้ทั่วไป ไม่ต่างอะไรจากการดื่มกาแฟแก้วแรกในตอนเช้า นอกจากนี้การตรวจสอบและเซ็นชื่อในเอกสารสำคัญด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้งแล้ว คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนวิธีการติดต่อสื่อสารกับพนักงานและลูกค้าขณะที่คุณทำงานจากที่บ้านได้อีกด้วย ที่อะโดบี เรามุ่งมั่นที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดทุกที่ทุกเวลา ด้วยการนำเสนอประสบการณ์ที่เหนือชั้นระดับโลกสำหรับงานเอกสารและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-signature) บนแพลตฟอร์มที่ได้รับการยอมรับและใช้งานอย่างแพร่หลาย เช่น แพลตฟอร์มของไมโครซอฟท์ (Microsoft)
ที่งาน Adobe Summit เราได้เปิดตัวการบูรณาการสำหรับ Adobe Document Cloud ใน Microsoft Teams ซึ่งนับเป็นพัฒนาการก้าวสำคัญสำหรับความร่วมมือของทั้งสองบริษัทในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในรูปแบบใหม่ ทั้งนี้ Adobe Sign เป็นเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไมโครซอฟท์ไว้วางใจเลือกใช้ โดยถูกผนวกรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของไมโครซอฟท์ซึ่งมีผู้ใช้งานกว่า 180 ล้านคนในองค์กรต่างๆ ทั่วโลก รวมถึงบริษัทฮิตาชิ, ธนาคาร TSB, ซาโนฟี่, หน่วยงานรัฐฮาวาย และมูลนิธิมหาวิทยาลัยรัฐไอโอวา และตอนนี้ผู้ใช้งานกว่า 100 ล้านคนทั่วโลกที่ประสานงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ซัพพลายเออร์ และลูกค้าใน Microsoft Teams สามารถเข้าถึงเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และ PDF ที่ดีที่สุดได้จากภายใน Teams โดยตรง
เมื่อปี 2562 รายงานผลการศึกษาเกี่ยวกับผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยรวมของฟอเรสเตอร์ (Forrester Total Economic Impact Study) ที่อะโดบีร่วมจัดทำ ระบุว่า องค์กรที่ใช้ Adobe Document Cloud และ Microsoft สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถลดค่าใช้จ่ายได้ถึง 9.1 ล้านดอลลาร์ และประหยัดเวลาการทำงานได้ 65 ชั่วโมง/ปีสำหรับพนักงานแต่ละคน
ความสามารถที่เพิ่มขึ้นมีดังนี้:
เพิ่มความปลอดภัยในการเซ็นอนุมัติ พร้อมประสบการณ์การเซ็นชื่อต่อหน้าแบบเสมือนจริงด้วย Adobe Sign for Microsoft Teams
ในช่วงปีที่ผ่านมา ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมากต่อผู้ใช้และองค์กรต่างๆ โดย Adobe Sign มีการเติบโตกว่า 200 เปอร์เซ็นต์ในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ 2563 ถึงกุมภาพันธ์ 2564 เมื่อเทียบกับช่วงเดียวกันของปีก่อนหน้า และตอนนี้ไมโครซอฟท์ได้เพิ่มเติมโซลูชั่นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ Adobe Sign ไว้ในแอปใหม่ Microsoft Teams Approvals นอกเหนือไปจากผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดของบริษัทฯ ทั้งนี้ Adobe Sign เป็นโซลูชั่นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบเนทีฟเพียงหนึ่งเดียวภายใน Microsoft Teams และเป็นโซลูชั่นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตัวแรกที่พร้อมใช้งานในแอป Approvals โดยผู้ใช้จะสามารถใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ Adobe Sign ไว้ในเอกสารที่ต้องการอนุมัติได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย โดยดำเนินการภายใน Approvals ใน Teams โดยตรง นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึงและจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด รวมถึงคำร้องขอการอนุมัติอื่นๆ ในรูปแบบที่ปลอดภัย ตรวจสอบได้ และมีการยืนยันตัวตนผู้ใช้
อย่างไรก็ดี หัวใจสำคัญของประสบการณ์งานเอกสารทั้งหมดอยู่ที่การติดต่อสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน (face-to-face) สถานการณ์การแพร่ระบาดที่เกิดขึ้นทั่วโลกส่งผลให้รูปแบบการเซ็นชื่อต่อหน้าเปลี่ยนแปลงไปอย่างถาวร ด้วยฟีเจอร์ใหม่ Live Sign ใน Microsoft Teams มีเพียงแค่ Adobe Sign เท่านั้นที่สามารถนำเสนอประสบการณ์เอกสารดิจิทัลใน Teams ที่ให้ความรู้สึกเหมือนกับการเซ็นชื่อต่อหน้า โดยมีการเพิ่มเติมเลเยอร์ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือ ตัวอย่างเช่น แพทย์ให้คำปรึกษาแก่ผู้ป่วยผ่านวิดีโอคอลล์ใน Teams โดยให้ข้อมูลเกี่ยวกับการผ่าตัดที่จะต้องดำเนินการ และมีการขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ป่วยสำหรับแบบฟอร์มคำยินยอมต่างๆ โดยทั้งหมดนี้เกิดขึ้นภายใน Teams
ทำงานเอกสารร่วมกันอย่างไร้รอยต่อด้วย Adobe Acrobat สำหรับ Microsoft Teams
ไม่ว่าคุณจะทำอะไรก็ตาม จำเป็นที่จะต้องทำให้ทุกฝ่ายเข้าใจ “ตรงกัน” บุคลากรฝ่ายครีเอทีฟและลูกค้ามักจะประสบปัญหาในการเชื่อมโยงข้อคิดเห็นเข้ากับเอกสารงานปรู๊ฟที่เกี่ยวข้อง ส่วนเอเจนซี่ที่ยื่นประมูลในโครงการสำคัญก็จำเป็นต้องสอบถามข้อมูลจากฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ก่อนที่จะส่งรายงานข้อเสนอให้แก่ลูกค้า
สิ่งที่ผู้ใช้ต้องการคือข้อมูลที่รวมรวมมาเป็นชุดเดียวกันจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ องค์กรธุรกิจหลายล้านแห่งทั่วโลกไว้วางใจเลือกใช้ Adobe Acrobat เพื่อรองรับการใช้งาน PDF ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับเอกสารในรูปแบบ Microsoft 365 และด้วย Adobe Acrobat สำหรับ Microsoft Teams ผู้ใช้ Acrobat หลายคนจะสามารถใส่ข้อคิดเห็น (Comment) และคำอธิบายประกอบ (Annotation) ไว้ในเอกสาร PDF ที่จัดเก็บไว้ใน SharePoint, OneDrive หรือ Teams โดยไม่ต้องออกจาก Teams ข้อคิดเห็นเหล่านี้ถูกบันทึกไว้ในไฟล์ PDF ไฟล์เดียวที่สามารถจัดเก็บได้
ลองนึกภาพว่าคุณว่าจ้างพนักงานในตำแหน่งใหม่สำหรับทีมงานของคุณ คุณสามารถตรวจสอบประวัติย่อของผู้สมัครร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณใน Teams โดยใช้เครื่องมือ Commenting และ Annotation ของ Adobe Acrobat เพื่อไฮไลต์ส่วนสำคัญๆ ในประวัติย่อ ซึ่งเพื่อนร่วมงานของคุณอาจสนใจเป็นพิเศษ และคุณจะได้รับการแจ้งเตือนในทันทีภายใน Teams เมื่อเพื่อนร่วมงานของคุณตอบกลับข้อคิดเห็นของคุณ จากนั้นคุณก็สามารถจัดเก็บเอกสารประวัติย่อที่มีข้อคิดเห็นของคุณและเพื่อนร่วมงานไว้ใน SharePoint หรือ OneDrive
พัฒนาการก้าวต่อไป
แม้ว่านี่จะเป็นพัฒนาการก้าวสำคัญในความร่วมมือของอะโดบีและไมโครซอฟท์ แต่เราไม่ได้หยุดเพียงแค่นั่น ในอนาคต ผู้ใช้จะได้สัมผัสกับฟีเจอร์ใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นจากความร่วมมือดังกล่าว ทั้งในส่วนของ Adobe Document Cloud และโซลูชั่นอื่นๆ ของอะโดบี ซึ่งสอดรับกับความมุ่งมั่นของทั้งสองบริษัทในการนำเสนอประสบการณ์เอกสารดิจิทัลที่ทันสมัย ซึ่งจะกลายเป็นหัวใจหลักของการทำงานในอนาคต
