การระบาดครั้งใหญ่ของไวรัสโคโรน่า (COVID-19) ส่งผลให้องค์กรต้องเปลี่ยนรูปแบบการบริหารการทำงานให้พนักงานสามารถทำงานได้แบบมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อรัฐบาลประกาศคลายมาตรการล็อคดาวน์ต่าง ๆ ส่งผลให้พนักงานทยอยกลับมาทำงานที่สำนักงาน ทว่าหลายบริษัทฯ กลับต้องเผชิญกับความท้าทายใหม่ ๆ ที่กำลังเกิดขึ้นเมื่อต้องกลับมาเปิดสำนักงาน อาทิ มาตรการเว้นระยะห่าง การควบคุมการเข้า-ออกสำนักงาน และคำแนะนำต่าง ๆ ในการเดินทาง เพื่อสร้างความปลอดภัยให้กับพนักงาน
5 ปัจจัยสำคัญ ที่องค์กรควรพิจารณาเพื่อวางแผนการกลับมาทำงานที่สำนักงานของพนักงาน
1. มาตรการต่าง ๆ ของรัฐบาล: แต่ละรัฐบาลจะมีการวางมาตรการหรือข้อจำกัดที่แตกต่างกัน เช่น กฎการเว้นระยะห่างควรนำมาปรับใช้ในสำนักงาน
2. ข้อปฏิบัติทางธุรกิจ: มีบริษัทฯ จำนวนมากที่อนุญาตให้พนักงานทำงานจากบ้าน แต่ก็มีพนักงานบางส่วนจำเป็นต้องเดินทางมาทำงานที่สำนักงาน
3. เรียงลำดับความสำคัญของธุรกิจและบทบาทการทำงาน: ขึ้นอยู่กับบทบาทพนักงานในแต่ละแผนก ซึ่งบางแผนกต้องมีพนักงานมาทำงานที่สำนักงาน
4. สถานการณ์ส่วนบุคคล: แรงงานคนที่ถือว่าเป็นแกนหลักของทุกธุรกิจ พนักงานแต่ละคนอาจมีสถานการณ์การใช้ชีวิตแตกต่างกัน ตั้งแต่การต้องดูแลเด็กเล็กหรือพ่อแม่ผู้สูงวัย ไปจนถึงความไม่สะดวกหากต้องทำงานจากที่บ้าน ซึ่งประเด็นเหล่านี้ต้องนำมาพิจารณาร่วมด้วย
5. ความต้องการส่วนบุคคล: บางคนมีความต้องการไม่เหมือนกัน ถ้าพวกเขาชื่นชอบทำงานจากที่บ้านหรือจากสำนักงาน ควรนำปัจจัยเหล่านี้มาพิจารณาด้วยเช่นกัน
Dassault Systèmes เล็งเห็นถึงประเด็นการสร้างความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน เพื่อดูแลพนักงานทุกภาคส่วน หุ้นส่วนทางธุรกิจ หรือลูกค้าต่าง ๆ เราจึงได้นำโซลูชัน Back to Office Workforce Planner มาใช้เพื่อจัดระเบียบสำหรับการกลับมาทำงานที่สำนักงาน โดยมีฟีเจอร์สำคัญ ๆ ได้แก่ การแจ้งสภาพอากาศแบบเรียลไทม์ รายงานความเคลื่อนไหวล่าสุดเกี่ยวกับมาตราการต่าง ๆ ที่รัฐบาลประกาศใช้ แนวทางและข้อปฏิบัติเพื่อใช้ดำเนินธุรกิจ และความต้องการส่วนบุคคล เพื่อพิจารณาว่าพนักงานในตำแหน่งใดหรือบุคคลใดมีความจำเป็นต้องเข้ามาทำงานที่สำนักงาน ซึ่งการบริหารความท้าทายเหล่านี้ค่อนข้างซับซ้อน!
โดย Planner จะรับหน้าที่ออกแบบแผนการกลับมาทำงานโดยพิจารณาลักษณะของพื้นที่สำนักงานเป็นสำคัญ ตัวอย่าง Dassault Systèmes ดำเนินการตามขั้นตอนโดยเริ่มต้นให้พนักงานกลับมาทำงานที่สำนักงานในอัตราส่วน 25% ของพื้นที่ทั้งหมดและค่อย ๆ เพิ่มเป็น 50% ก่อนให้ทุกคนกลับมาทำงานตามปกติในอีกไม่กี่เดือนนับจากนี้ โดยสร้างรูปแบบการทำงานเป็น “กะ” และเลือกพนักงานให้กลับมาทำงาน
อย่างไรก็ดีหากต้องดำเนินการภายใต้ขั้นตอนทั้งหมด เพื่อบริหารจัดการพนักงานของบริษัทต่าง ๆ ไม่ว่าจะหลักสิบคนหรือร้อยคนด้วยการทำงานแบบเดิมๆ อาจทำให้เกิดความยุ่งยาก ใช้เวลานาน และยังมีโอกาสผิดพลาดได้ ดังนั้นการทำงานโดยใช้ระบบอัตโนมัติจะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถโฟกัสไปที่จุดสำคัญได้ทันที เช่น เดินหน้าบริหารธุรกิจภายใต้สถานการณ์ที่เกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด หรือสื่อสารกับพนักงานและดูแลเอาใจใส่ ตลอดจนวางกลยุทธ์และกำหนดบทบาทธุรกิจเพื่อเตรียมพร้อมในอนาคต
ปัจจุบันโซลูชัน Back to Office Workforce Planner นำมาใช้แล้วที่สำนักงานของ Dassault Systèmes ในออสเตรเลีย มาเลเซียและสิงคโปร์ และอีกไม่นานจะนำมาใช้ที่สำนักงานในญี่ปุ่นและอินเดีย และที่อื่น ๆ ที่จะตามมาอีกเพื่อพาพนักงานกลับมาทำงานร่วมกันอีกครั้งที่สำนักงาน
โซลูชั่น Back to Office Workforce Planner เป็นโซลูชันที่พัฒนาจากแพลตฟอร์ม DELMIA Quintiq Workforce Planner ประกอบด้วยชุดเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการวางแผนและเพิ่มประสิทธิภาพของทีมงานในหน่วยงานราชการ บริการสาธารณะ สนามบิน บริษัทฯ และโรงงานต่าง ๆ
ประโยชน์ของแพลตฟอร์ม DELMIA Quintiq Workforce Planner มีดังนี้:
o ช่วยวางแผนด้านกำลังแรงงาน
o ให้คุณเข้าใจว่าแผนการจัดการพนักงานในระยะยาว ซึ่งตอบโจทย์การดำเนินงานของธุรกิจ
o ช่วยมอบหมายงานได้ตามตารางการปฏิบัติตรงตามหน้าที่
o ให้คุณสร้างตารางงานและเพิ่มรายละเอียดต่าง ๆ ของพนักงานแต่ละคนได้ อาทิเช่น ความต้องการทำงานเป็น “กะ” กฎระเบียบและข้อกำหนดต่าง ๆ รวมถึงระเบียบการลาพักร้อน
o ให้พนักงานเป็นผู้จัดสรรความต้องการของตนได้เอง
o เปิดโอกาสให้พนักงานสามารถเสนอและสลับ “กะ” การทำงานได้ กำหนดชั่วโมงทำงานหรือเลือกวันลาที่ต้องการได้เอง โดยทำได้เองทั้งหมดผ่านโแอปพิเคชั่นบนมือถือ
o ช่วยมอบหมายงาน
o เพิ่มประสิทธิภาพการจ่ายงานและดึงศักยภาพการทำงานของพนักงานที่เหมาะกับเนื้องานนั้น ๆ ออกมาใช้ได้อย่างเต็มที่
o ทราบเวลาและการมีส่วนร่วมของพนักงาน
o เป็นมากกว่าการจัดทำตารางการทำงาน แต่คุณยังสามารถติดตามชั่วโมงทำงาน รวมถึงเวลาทำงานโดยรวมและความสามารถในการมีส่วนร่วมในเนื้องานได้
o ช่วยวางแผนและจัดสรรตารางการทำงานแบบวันต่อวัน
o แพลตฟอร์มจะนำส่งข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ให้แก่ Planner ให้สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้เมื่อเกิดข้อติดขัดด้วยวิธีการที่รวดเร็วที่สุดและประหยัดต้นทุนสูงสุด
ขณะที่เราต้องต่อสู้กับภัยโรคระบาด COVID-19 เราพยายามช่วยเหลือธุรกิจให้สามารถดำเนินต่อไปได้โดยไม่สะดุด พร้อมกับสร้างความมั่นใจให้พนักงานว่าจะพวกเขาสามารถกลับมาทำงานได้อย่างปลอดภัย
